3…2…1…START! Czyli od czego zacząć – „Kick off meeting”.

Drogie i Drodzy PM’owie. Otrzymaliście do realizacji projekt. Super! I co teraz? 😊

Teraz to już Wasza rola  by ruszyć całą machinę.  Pamiętajcie! Projekt sam się nie rozpocznie…Nie czekajcie na cud. Działajcie od razu! 🙂

flight sky earth space
Photo by Pixabay on Pexels.com

Projekty rozpoczynam zawsze od tak zwanego „spotkania startowego”. 

Po co mi to?

Pamiętacie jedno z pryncypiów Agile „Buduj przyrostowo od solidnych podstaw”? Dobrze wykonana praca na samym początku pozwoli na sprawną realizację późniejszych etapów.  To naprawdę działa!

Spotkanie pozwala na:

– zaprezentowanie celu projektu,

– wypracowanie wspólnego rozumienia celu i zadań projektu,

– poznanie osób zaangażowanych w projekt,

– rozdzielenie ról,

– ustalenia pierwszych kroków pracy na najbliższe dni.

W  praktyce „kick-off meeting”  ma charakter  spotkania. To świetna okazja do prezentacji informacji na temat projektu i otoczenia, poznania zespołu oraz ustalenia zasad współpracy ze sponsorem.  Spotkanie musi być efektywne i wnosić coś do projektu. Nie zamęczajcie uczestników godzinnymi nasiadówkami. Ustalcie czas jego trwania na max 1.5 godziny.

Zaproście wszystkich, którzy w jakikolwiek sposób będą zaangażowani w projekt. Dobrze jest przed spotkaniem wysłać do uczestników agendę.

Może ona wyglądać  tak:

  1. Wprowadzenie do projektu.
  2. Cele projektu – czyli, co jest do zrobienia.
  3. Zespół – poznajmy się i omówmy role oraz zakres odpowiedzialności.
  4. Pytania i odpowiedzi – czyli o co chcesz zapytać.

Na spotkaniu każdy niech opowie o sobie i swojej roli w projekcie.

Przygotujcie się na szczegółowe pytania dotyczące projektu. Z pewnością posypie się grad pytań do Was. 🙂

Pamiętajcie, że w każdym projekcie wymiana informacji to podstawa. Dlatego też określcie jej sposób nie tylko dla zespołu, ale też dla całej organizacji. Utwórzcie wspólny kanał np. w aplikacji Teams lub na e-mailu.

Poznajcie sponsora i jego oczekiwania w zakresie tego, o czym chce być informowany. Elementem tego spotkania mogą być cenne wskazówki zespołu dotyczące problemów z wykonaniem niektórych zadań. Nie stopujcie takich rozmów. Każda okazja do wymiany doświadczeń jest cenna! Jedyne o czym warto pamiętać, to by nie wchodzić za głęboko w szczegóły.

Celem spotkania startowego nie jest określenie wszystkiego na początku.

To rodzaj latarni, która ma wyznaczyć właściwy kierunek. Pokazać w organizacji, że o prowadzonych przez Ciebie projektach nie trzeba dowiadywać się z kuchennych plotek czy  rozmów przy papierosku.

Dajcie się poznać otoczeniu pokażcie, że kontrolujecie projekt od podstaw.

Zatem do dzieła! 🙂

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s