Drogie i Drodzy PM’owie. Otrzymaliście do realizacji projekt. Super! I co teraz? 😊
Teraz to już Wasza rola by ruszyć całą machinę. Pamiętajcie! Projekt sam się nie rozpocznie…Nie czekajcie na cud. Działajcie od razu! 🙂
Projekty rozpoczynam zawsze od tak zwanego „spotkania startowego”.
Po co mi to?
Pamiętacie jedno z pryncypiów Agile „Buduj przyrostowo od solidnych podstaw”? Dobrze wykonana praca na samym początku pozwoli na sprawną realizację późniejszych etapów. To naprawdę działa!
Spotkanie pozwala na:
– zaprezentowanie celu projektu,
– wypracowanie wspólnego rozumienia celu i zadań projektu,
– poznanie osób zaangażowanych w projekt,
– rozdzielenie ról,
– ustalenia pierwszych kroków pracy na najbliższe dni.
W praktyce „kick-off meeting” ma charakter spotkania. To świetna okazja do prezentacji informacji na temat projektu i otoczenia, poznania zespołu oraz ustalenia zasad współpracy ze sponsorem. Spotkanie musi być efektywne i wnosić coś do projektu. Nie zamęczajcie uczestników godzinnymi nasiadówkami. Ustalcie czas jego trwania na max 1.5 godziny.
Zaproście wszystkich, którzy w jakikolwiek sposób będą zaangażowani w projekt. Dobrze jest przed spotkaniem wysłać do uczestników agendę.
Może ona wyglądać tak:
- Wprowadzenie do projektu.
- Cele projektu – czyli, co jest do zrobienia.
- Zespół – poznajmy się i omówmy role oraz zakres odpowiedzialności.
- Pytania i odpowiedzi – czyli o co chcesz zapytać.
Na spotkaniu każdy niech opowie o sobie i swojej roli w projekcie.
Przygotujcie się na szczegółowe pytania dotyczące projektu. Z pewnością posypie się grad pytań do Was. 🙂
Pamiętajcie, że w każdym projekcie wymiana informacji to podstawa. Dlatego też określcie jej sposób nie tylko dla zespołu, ale też dla całej organizacji. Utwórzcie wspólny kanał np. w aplikacji Teams lub na e-mailu.
Poznajcie sponsora i jego oczekiwania w zakresie tego, o czym chce być informowany. Elementem tego spotkania mogą być cenne wskazówki zespołu dotyczące problemów z wykonaniem niektórych zadań. Nie stopujcie takich rozmów. Każda okazja do wymiany doświadczeń jest cenna! Jedyne o czym warto pamiętać, to by nie wchodzić za głęboko w szczegóły.
Celem spotkania startowego nie jest określenie wszystkiego na początku.
To rodzaj latarni, która ma wyznaczyć właściwy kierunek. Pokazać w organizacji, że o prowadzonych przez Ciebie projektach nie trzeba dowiadywać się z kuchennych plotek czy rozmów przy papierosku.
Dajcie się poznać otoczeniu pokażcie, że kontrolujecie projekt od podstaw.
Zatem do dzieła! 🙂
Agile Lives 