PROJEKT? PROGRAM? A może…. PORTFOLIO? 👥

Wybierając swoją ścieżkę zawodową w kierunku Project Management’u, z pewnością spotkaliście się z powyższymi terminami.

Czym zatem jest „projekt„?

 

Poszukując definicji tego słowa możemy przeczytać:

„Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie podjęte w celu stworzenia unikalnej usługi, produktu lub  wyniku.” [1]

Możemy spotkać także taką definicję:

„Projekt to tymczasowa organizacja, zazwyczaj trwająca krócej, która dostarcza jeden lub więcej produktów zgodnie z konkretnym uzasadnieniem biznesowym. „ [2]

Kluczowa dla Project Managment’u jest umiejętność zdefiniowania czym jest „projekt” w Waszych firmach.

Zrobiłem kiedyś taki eksperyment, w którym zapytałem pracowników, co rozumieją jako „projekt„.

Odpowiedź była zdumiewająca!

Każdy pojmował „projekt„, jako zbiór indywidualnych czynności, które wykonywał. Dla jednego było to wprowadzenie faktury do systemu, dla innego sporządzenie umowy. Jednocześnie każdy odczuwał konieczność zrozumienia całości tego, co wykonują łącznie, jako grupa. Tę właśnie „całość” czynności dopiero można by było nazwać „projektem”.

Jak można zdefiniować to, co nazywamy „projektem”, a to czego projektem nazwać nie powinniśmy?

Każda organizacja jest specyficzna. Te różnice możemy zauważyć choćby pod względem kultury organizacyjnej czy branży, w której funkcjonuje. Można jednak określić indywidualne rozumienie tego, co nazywamy projektem w naszych organizacjach. Punktem wyjścia do tego może być określenie takich wartości jak np:

Czas trwania:

Czy dane czynności są określone w czasie?

Jeśli coś trwa i trwa…. i nie ma określonego końca, to projektem tej czynności nazwiemy nie możemy. 

Każdy projekt jest zdefiniowany w czasie.

 Złożoność:

Możemy wziąć pod uwagę różnorodność czynności do wykonania. Jeżeli w zadaniu uczestniczą więcej niż 3 osoby z różnych działów, to posługujemy się terminem „projektu„. Takie założenie możemy przyjąć pamiętając, że „projektem” nie możemy nazwać pojedynczego działania. Nie będą nim także  grupy zadań ze sobą niepowiązanych.

Wartość:   

Możemy podjąć próbę określenia korzyści, które zostaną dostarczone poprzez realizację danych działań.  Jako ‚projekt” możemy zdefiniować realizację wszystkich umów, powyżej konkretnej wartości.

W złożonym świecie zarządzania projektami spotykamy także określenie „programu„.

W ogólnym rozumieniu, jest to organizacja stworzona do koordynowania, kierowania i nadzorowania wdrożenia zbioru powiązanych ze sobą projektów i działań, celem uzyskania rezultatów i korzyści związanych ze strategicznymi celami organizacji.

Najprościej wytłumaczyć „program„jako koordynacje przynajmniej dwóch projektów.

Po co łączyć projekty w programy?

Robi się to, w celu osiągnięcia korzyści nieosiągalnych przy zarządzaniu projektami oddzielnie.

Spotykamy jeszcze określenie „portfolio projektów„.

To nic innego, jak połączone zarządzanie projektami i programami jednocześnie. Działanie takie ma na celu osiągnięcie celów strategicznych organizacji.

Drogie i Drodzy PM-mowie.

Projekt, program czy portfolio?

Z tymi pojęciami spotkacie się na swojej zawodowej drodze z pewnością! Ważne jednak abyście nigdy nie stracili zdrowego rozsądku