Czy kiedykolwiek straciłeś czas na spotkaniu? Odczuwasz flustrację z każdym kolejnym otrzymanym zaproszeniem!!! Znów!!!! Nuda kolejne stracone godziny. Kolejne spotkanie, które do niczego mnie nie doprowadzi?
To znaczy, że gdzieś jest problem!! Jedną z przyczyn może być format samego spotkania. Może jest on nie dostosowany do celu?
Jak w takim razie dobrać format spotkania do celu?
Z pomocą przychodzą dwa, bardzo ciekawe sposoby prowadzenia spotkań.
Open Space Technology (OPS) oraz The Word Cafe (TWC).
Często okazuje się, że najbardziej produktywną częścią formalnych spotkań są przerwy.
Taka myśl nasunęła się działaczowi na, rzecz praw obywatelskich Panu Harisonowi Owenowi, który na bazie swoich doświadczeń stwierdził, że spotkania, które organizuje mają jedną spójną rzecz, która zadawala wszystkich. Były nią przerwy. To natknęło go do poszukiwania takiego formatu spotkań, które wykorzystają pozytywną energię panującą podczas przerw na kawę w taki sposób by uczestnicy aktywnie angażowali się w pracę przy jednoczesnym osiąganiu wyniku.
Wynikiem tych poszukiwań było wypracowanie metody Open Space Technology.
W każdym projekcie istnieje potrzeba łączenia różnych grup ludzi w celu wymiany informacji i pomysłów oraz poszukiwania rozwiązań dla pojawiających się problemów. To główny cel spotkań projektowych.
Ideą spotkań Open Space Technology jest brak z góry narzuconego planu. Nie ma wyznaczonych prelegentów, nie istnieje ściśle określony harmonogram. Pozyskiwanie uczestników odbywa się na miejscu danego wydarzenia jest ono więc kreowane przez samych uczestników a nie przez organizatorów. W spotkania OSP znany jest jedynie ogólny cel. Szczegóły wyłaniają się podczas samego wydarzenia. Takie rozwiązanie jest zgodne z Agilowym duchem, liczy się cel a droga do niego może się zmieniać.
Główne założenia metody:
- Kto przychodzi na sesję jest właściwą osobą na sesji.
- Cokolwiek się dzieje jest rzeczą, która ma się zadziać.
- Zawsze, gdy zaczyna się sesja jest odpowiedni czas na to by ją rozpocząć.
Przebieg spotkania OSP:
Zaczynamy od spotkania się wszystkich uczestników w jednym miejscu.
Organizator wita wszystkich przybyłych przedstawiając cel spotkania oraz omawiając metodę OSP.
Kolejnym krokiem jest zaproszenie uczestników do zgłoszenia tematów dyskusji.
Tematy muszą być zgodne z ogólnym celem spotkania. Powstaje plan pracy rozłożony w czasie. Uczestnicy sami decydują w jakich częściach spotkania chcą wziąć udział.
Następnie organizatorzy poszczególnych dyskusji wybierają miejsce i czas spotkania. Ilość dyskusji jest uzależniona od możliwości miejsca i warunków jakie są stworzone. Nie bez znaczenia jest wielkości grupy, złożoności tematu i zaangażowania uczestników.
Udział organizatorów spotkań OSP skupia się na zapewnieniu takich warunków dla uczestników, by mogli się oni skoncentrować się na merytoryce dyskusji. Zapewniają odpowiednie zaplecze techniczne: materiały, sprawną organizację, jedzenie, napoje itp.
Ciekawym rozwiązaniem jest możliwość uczestniczenia w dowolnej liczbie dyskusji. Uczestnicy spotkania OSP nie są zobowiązani do udziału w prowadzonych rozmowach. Jeśli chcą, mogą uczestniczyć w spotkaniu w sposób mniej formalny prowadząc rozmowy ze spotkanymi uczestnikami.
Celem stosowania tej metody jest doprowadzenie do tego, by rezultaty spotkań były jak najbardziej autentyczne. To uczestnicy sami się organizują biorąc odpowiedzialność za czas i wypracowane rozwiązania interesującego ich spotkania.
Z każdego spotkania sporządzany jest raport. Uczestnicy spotkania otrzymują go wraz z listą kontaktów do innych uczestników.
Po zakończeniu konferencji organizatorzy spotkania OSP monitorują i wspierają pracę uczestników, w celu realizacji podjętych ustaleń.
Inną ciekawą metodą prowadzenia spotkań jest tzw.: The Word Cafe.
Metoda tych spotkań powstała jak większość ciekawych rozwiązań… z przypadku. 🙂
W 1995 roku grupa znajomych ludzi ze świata bizensu i nauki spotkała się w domu w jednego z nich w Mill Valley w Kaliforni. Okazało się jednak, że na spotkanie przyszło o wiele więcej osób niż było planowane. Spontanicznie zaczęły się formować małe intymne grupy, które zaczęły zapisywać swoje spostrzeżenia na papierowych obrusach. To był początek The Word Cafe! 🙂
Metoda ta zakłada prowadzenie spotkań w szerokim gronie. Oparta została na metaforze kawiarni – przytulnego miejsca, które poprzez swoją dobrą atmosferę tworzy sprzyjające warunki do rozmów.
WC jest zintegrowany zestaw pomysłów i praktyk, które stanowią fundament tej metody.
- Koncentruj się na powodzie i celu spotkania. Dobrze określenie tych parametrów pozwoli na rozważenie i wybranie elementów realizacji tego, co chcemy osiągnąć, kto powinien być na spotkaniu, jakie tematy będą najistotniejsze itp.
- Stworzenie gościnnej przestrzeni spotkania. Gospodarze „kawiarni” powinni zadbać o to, by było to miejsce komfortowe dla uczestników. Kiedy ludzie czują się komfortowo podejmują twórcze myślenie przyśpieszające wypracowanie lepszych efektów.
- Poznaj pytania, które mają znaczenie. Wiedza budowana jest na podstawie odpowiedzi na ważne pytania. Pytania powinny być istotne dla rzeczywistych problemów. Dobrze przygotowane pytanie pozwoli wyzwolić kolektywną energię innych zespołów.
- Zachęcaj wszystkich do wniesienia wkładu w spotkaniu. Aktywne uczestnictwo przyczynia się do wypracowania zmiany. Ważne jest aby zachęcić wszystkich do przedstawienia swoich pomysłów.
- Połącz różnorodne perspektywy możliwości przemieszczania się między stolikami. Sprzyja to poznawaniu nowych ludzi, wspiera aktywne uczestnictwo w myśleniu i łączeniu istotnych odkryć z jednoczesnym poszerzaniem kręgów myślowych. Uczestnicy przenoszą kluczowe pomysły, tematy na nowe stoły wymieniają się perspektywą patrzenia na realizowany cel. Takie działanie sprzyjają zaskakiwaniu nowymi spostrzeżeniami.
- Słuchanie jest darem, który dajemy sobie nawzajem. Zachęcaj ludzi do słuchania innych. Być może jest to jeden z ważniejszych czynników gwarantujących sukces spotkań TWC. 🙂
- Dziel się zbiorowymi odkryciami. Rozmowy prowadzone przy jednym stole odzwierciedlają wzór całości łączący się z rozmowami przy innych stołach. Tzw „Żniwa” stanowią ostatnią fazę metody. Wtedy przedstawiany jest wszystkim uczestnikom wypracowany wzór całości rozpatrywanego zagadnienia.
Sam przebieg spotkania oparty jest o interakcje uczestników.
Przebieg spotkania:
Spotkanie odbywa się w specjalnie przygotowanym pomieszczeniu najczęściej wzorowanym na wystroju kawiarni. Zalecane są okrągłe stoły pokryte kraciastymi lub białymi obrusami. Przy każdym stole powinny znajdować się maksymalnie 5 krzeseł optymalne rozwiązanie to 4. Nie zapominajmy o materiałach: kartki papieru + długopisy itp.
Początkiem spotkania jest powitanie.
Gospodarz spotkania rozpoczyna od wprowadzenia uczestników do procesu The World Cafe.
Następnym krokiem jest rozpoczęcie jednej, z minimum trzech dwudziestominutowych sesji. Grupy siedzące przy stolikach zaczynają konwersację na wybrany temat. Pod koniec pierwszej rundy każdy z członków grupy przechodzi do innego nowego stołu. Grupa może zostawić jedną z osób przy stole w roli gospodarza, która przywita nowych uczestników i opowie o wydarzeniach z poprzedniej rundy. Każda nowa runda poprzedzona jest pytaniem przygotowanym do określonego celu i kontekstu. Pytanie można wykorzystać w więcej niż jednej rundzie. Celem Pytania w rundach jest skierowanie pracy wszystkich uczestników we właściwym kierunku. Pomiędzy rundami następuje tzw. proces „żniw”. Uczestnicy są proszeni do dzielenia się wynikami swoich rozmów z resztą osób. Zebrane w ten sposób informację są odzwierciedlane wizualnie np. w postaci zapisu graficznego.
Przedstawione powyżej dwie metody prowadzenia spotkań są proste do nauczenia.
Trudność stanowi odpowiednie dobranie pytań. Ważne by pasowały do kontekstu i celu jaki chcemy osiągnąć.
Drogie i drodzy PM’owie.
Zachęcam do zapoznania się z przedstawionymi metodami szerzej:
Przydatne linki :
The Word Cafe: http://www.theworldcafe.com/
Open Space World https://openspaceworld.org/wp2/what-is/
Agile Lives 