3 kroki poprawiające komunikację w projekcie.

Zgodnie z potocznym powiedzeniem. Tak jak Pycha kroczy przed upadkiem tak w codziennym życiu plotka kroczy przed porażką projektów.
Największy wróg projektu to plotka. Ma ona niewyobrażalną siłę destrukcji.

Skupisko tej broni można zaobserwować przy kawie w kuchni, czekając na windę, czy na przysłowiowym papierosku. Rozlewa się po firmie niczym fale tsunami, niszcząc wiarygodne informacje. Niestety często staje się jego jedynym źródłem, zacierając prawidłowy obieg komunikacji.

Komunikacja w pracy projektowej jest zarówno przyczyną porażek jak i kluczem do sukcesu. W mojej opinii to jeden z najważniejszych elementów projektowej „zabawy”. Według raportu „Chaos Report” badającego przyczyny niepowodzeń przygotowanego przez Stadish Group w roku 2015, za prawie połowę porażek projektowych odpowiadały 3 czynniki:
– Wsparcie kadry zarządzającej – 15 %
– Dojrzałość organizacji – 15 %
– Zaangażowanie użytkowników – 15 %

Wymienione powyżej czynniki mają jeden wspólny łączący je element – brak odpowiedniej komunikacji. Wystarczy popracować nad nią a zwiększymy szanse na powodzenie projektu.

W codziennej pracy stosuję 3 elementy usprawniające komunikację:

1. Jedno miejsce wymiany informacji:
Dla każdego projektu tworzę oddzielne miejsce do komunikacji. Ważne jest by zespół dobrał narzędzia dogodne dla siebie, to zmaksymalizuje skuteczność przepływu informacji. Osobiście polecam aplikację TEAMS.

2. Regularne statusy
Przeprowadzam regularne statusy z zespołem projektowym. Spotkania takie zawsze wnoszą coś nowego. Informacja będąca dla jednego oczywistą dla drugiego już być
nie musi. Regularne spotkania niwelują problem skupiania się ludzi tylko na
wybranym odcinku prac z ich zakresu. Omawiam zadania do wykonania oraz przedstawiam, w którym  miejscu  aktualnie z projektem jesteśmy. Nawet jak jesteśmy w du… to zespół powinien o tym wiedzieć i się z tym identyfikować.

3. Raportowanie
Systematycznie tworzę raporty z przebiegu realizacji prac. Dokumenty te wykorzystuje jako element włączania sponsorów i interesariuszy do komunikacji projektowej. Jeśli nie będziesz informował o tym, że projekt „żyje” to szybko może zniknąć zainteresowanie nim.

Drogie i Drodzy PM-owie
Twórzcie swoje własne zasady usprawniające pracę.
Popychajcie projekty w stronę sukcesu.