Zarządzanie projektami to dziedzina oparta na spisanych zasadach. Zazwyczaj są on opisane w jednej z wielu dostępnych metodyk np. Prince2, PMP itp. z kolei same metodyki oparte są na bazie najlepszych praktyk i doświadczeń, czyli bazują na teorii poznania, która wyjaśnia wiedzę w kategoriach doświadczenia zmysłowego zwanego empiryzmem.
Pierwszym z rzeczników empiryzmu był Francis Bacon. (1561-1626). Twierdził on, iż najwyższym dobrem człowieka jest poszukiwanie prawdy rozumianej jako wartość użyteczna, która da człowiekowi władzę nad światem. Wiedza jaką posiadamy bardzo często pochodzi z obserwacji otaczającego nas świata. Czy zatem pracując jako Kierownik Projektu możemy odnaleźć wskazówki ułatwiające pracę w tym, co nas otacza? Możemy!!! I to bardzo wiele wystarczy tylko spojrzeć na świat zwierząt 😉.
Długo przed tym, zanim człowiek pojawił się na ziemi, upolował pierwszego mamuta i spisał te wszystkie mądrości „PMowego” życia zwane metodykami świat natury wypracował swoje sprawdzone sposoby organizacji pracy. Świetnym przykładem, z którego możemy czerpać gotowe wzorce kierowania projektami jest organizacja życia i pracy pszczół.
Świat pszczół od dawna fascynuje ludzi jest to także element szeroko opisywanej kultury.
„Maja fruwa tu i tam świat swój pokazuje nam…” już od najmłodszych lat nieświadomie uczymy się dobrych praktyk prowadzenia projektów, podglądając życie i pracę pszczółki Mai, jej towarzysza Gucia w roli Trutnia oraz Klementyny pszczelej opiekunki naszej znanej pary 😊.
Pszczoły zorganizowały sobie życie i pracę już 80 mln lat temu i bez zmiany przetrwały tak długo żyjąc według twardych reguł. Nazywane są „nad organizmami” udało się im wykształcić wyjątkową strukturę rodzinną tworzącą świetnie działający system pracy. Życie ula możliwe jest tylko wtedy gdy każdy element podziału pracy i zadań jest realizowany.
Nawet najlepszy PM znajdzie wskazówki w życiu pszczół, które pozwolą mu lepiej prowadzić projekty. Przecież, każdy Kierownik Projektu wie, że by zjeść miodek trzeba się najpierw sporo napracować.
Podział ról i organizacja pracy:
Królowa jest tylko jedna 😉.
Istotnym elementem zarządzania projektami jest jasny podział ról i organizacja pracy. Pszczoły mają jasno podzielone role. W brutalnym świecie zwierząt nie ma miejsca na dwóch władców. Podobnie jak w SCRUM zalecany jest jeden Product Owner tak w ulu Królowa jest tylko jedna. Jeśli urodzi się więcej, niż jedna to pozostać w ulu może tylko najsilniejsza. Jest ona takim lokalny PM odpowiedzialnym za efekt końcowy realizowanego projektu. Jej rola jest jasno określona składa jaj, wytwarza feromony zachęcające robotnice do opieki nad nią oraz odpowiada za chemiczną identyfikację roju. To dzięki niej pszczela rodzina posiada charakterystyczny zapach, który pozwala robotnicą rozpoznawać członków ulowego temu niwelując zagrożenia zewnętrzne. W prowadzeniu projektów kluczową rolę odgrywa zdefiniowanie ról i odpowiedzialności. Konkretna rola w projekcie to także przypisana do niej odpowiedzialność. W praktyce bez określenia odpowiedzialności każdy członek zespołu projektowego będzie odpowiadał za tzw. nic, a w najlepszym przypadku za to co sam sobie wymyśli co nie wróży dobrze realizacji projektu.
Wszystko na czas czyli ład i porządek.
W okresie letnim średniej wielkości ul zamieszkuje o około 50 tys. – 80 tys. pszczół. Bez braku dokładnego podziału pracy i koordynacji funkcjonowanie tak licznej populacji nie byłoby możliwe. Każdy członek pszczelej rodziny wie jakie zadania ma wykonywać i w jakim czasie. Poza królową mamy robotnice, które mają jasno zdefiniowane obowiązki np. czyszczenia ula jego wentylacje, czy obronę.
Dobrą PM praktyką, którą możemy podpatrzeć u pszczół jest nie tylko zdefiniowanie zadań, ale także określenie czasu ich realizacji. Każda z robotnic żyjących około 38 dni latem dopiero w okolicach 21 dniu życia zaczyna zbierać nektar. Jest to dla niej finalny okres ukoronowanie jej dotychczasowej pracy na rzecz pszczelej społeczności. Podział pracy ułatwia organizacje całego życia ula pozwalając równomiernie rozdzielać zasoby i zadania. Każdy mieszkaniec ula wie co należy do jego obowiązków i kiedy ma je wykonywać.
W prowadzeniu projektów jako PM powinniśmy wiedzieć czy każde zadanie ma przypisaną osobę odpowiedzialną inaczej może się okazać, że cały zespół wykonuje dany element pracy pomijając inne co finalnie poprowadzi nasz projekt w złym kierunku. Co się kryje za słowem odpowiedzialność w kontekście projektowym? Jest to nic innego, jak przypisanie poszczególnych zadań do konkretnych osób z zespołu. Kluczowa jest także koordynacja czasu wykonywania zadań bez określenia zakresu czasowego projekty automatycznie zaczną się przedłużać.
Komunikacja – Pszczeli taniec
Komunikacja to jeden z podstawowych elementów prawidłowego funkcjonowania każdego projektu. Im lepsza komunikacja tym jaśniejszy i bardziej zrozumiały cel, do którego dążymy. Pszczoły doskonale o tym wiedzą już od dawna. Poza chemicznym znakiem, który pozwala odróżnić członków ulowej społeczności od niepożądanych gości pszczoły wypracowały swój własny język komunikacji. Pszczoły, które zbierają pyłek przekazują między sobą informację o tym gdzie znalazły jego nowe źródło. Przekazana informacja ułatwi innym łatwiejsze dotarcie do nowego źródła pyłku i finalnie przyczynia się do wydajniejszej pracy wszystkich pszczół zbierających. Pszczoły komunikują się między sobą za pomocą „tańca”. Jeśli nowo wykryte źródło jest w pobliżu ula to jest to zakomunikowane przez zbieraczkę ruchami na plastrze zataczającym koło. Jeśli odległość jest między 10-40 metrów zaobserwujemy taniec po linii tworzącej półksiężyc. Jeśli nowe źródło jest dalej to pszczoła wykonuje tzw. ósemki co ciekawe pszczoły przekazują sobie nie tylko informacje o odległości, ale także o kierunku. Potrafią także zakomunikować np. konieczność obrony przed atakiem czy zachęcić inne pszczoły do pracy na nowo wykrytym źródle pyłku.
Według raportu „Chaos Report” badającego przyczyny niepowodzeń przygotowanego przez Stadiach Group w roku 2015, za prawie połowę porażek projektowych odpowiadały 3 czynniki:
– Wsparcie kadry zarządzającej – 15%
– Dojrzałość organizacji – 15%
– Zaangażowanie użytkowników – 15%
Wymienione powyżej czynniki mają jeden wspólny łączący je element – brak odpowiedniej komunikacji.
Patrząc od strony PM możemy w trzech prostych ruchać poprawić komunikację w projekcie:
1. Stwórz jedno miejsce wymiany informacji dostępne dla całego zespołu projektowego.
2. Przeprowadzaj regularne statusy projektowe.
3. Twórz systematyczne raporty z przebiegu projektu.
Koniec z leserstwem, czyli smutny los trutnia.
W dzisiejszych realiach prowadzenie projektów wymusza szybkie reagowanie w celu dostosowywania się do zachodzących zmian rynkowych. Niezbędne staje się posiadanie przez organizację umiejętności zarządzania zmianą. Złożoność projektów i ich eksperckość niejednokrotnie wymaga nakładu związanego z pozyskaniem ludzi o odpowiednich kompetencjach. Czasy gdy pracowało się w jednej firmie przez cały okres zawodowej kariery to dziś już archaizm. W nowocześnie zarządzanych projektach praca zespołu jest maksymalizowana. Czy tego chcemy czy nie determinują nas koszty, czas i zakres to te czynniki nadają ramy naszych działań wyznaczają cienką granicę między uzasadnieniem biznesowym, a opłacalnością projektu?
Obserwując organizację pracy pszczół możemy zobaczyć, że nie ma tam miejsca na leniuchowanie. Cały ul nie ustaje w wysiłku realizacji uzasadnienia biznesowego jakim jest jego przeżycie i dalsze funkcjonowanie. Zasada panująca w ulu jest prosta nie ma tu miejsca na leserstwo i pozbywanie się zasobów, zrobiłeś swoje to cię już nie chcemy 😉. Przykładem takiego działania jest życie pszczelego samca tzw. Trutnia. On także ma jasno określone czynności. Podstawowe to zapłodnić królową w trakcie lotu godowego. Jeśli mu się to uda to jego los jest przesądzony i ginie, ponieważ jego aparat kopulacyjny odrywa uwalniająca się matka. Pozostałe Trutnie mogą pracować przy ocieplaniu ula. Gdy zbliży się zima ich praca się kończy, a lokalny PM, czyli królowa każe zwolnić zbędny zasób i przegania ich z ula.
W świecie PM każdy projekt wymaga dostosowywania zasobów do bieżącej sytuacji albo jest konieczność jego zwiększenia albo jego ograniczenia lub zmiany. Trzymanie wysoko płatnych ekspertów na tzw. potem wymaga grubego portfela oczywiście dobrze jak go mamy, a jak nie mamy to może czas przegnać trutnia…
Team Spirit. Kierownik projektu niejednokrotnie staje się osobą decydującą o sukcesie projektu. Project Management Institute (PMI) określa, że kompetencje kierownika projektu to powiązanie wiedzy, postaw, umiejętności i innych cech osobowych, które wpływają na skuteczność i efektywność zarządzania projektem. Nowoczesne zarządzanie projektami wymaga od Kierownika projektu pewnego połączenia umiejętności twardych z dużym naciskiem na umiejętności miękkie. Jednym z takich cech miękkich jest budowanie przyjaznego ducha projektowego łączącego wszystkich uczestników projektu we wspólnej wizji tego jaki mamy cel i, i utwierdzeniu wszystkich, że tylko razem jesteśmy w stanie go osiągnąć.
I znów możemy się wiele nauczyć się od pszczół nawet w tym aspekcie. Gdy pszczela barć nazbiera na zimę zasoby miodu, przegoniła trutnie jest gotowa do trudu przetrwania chłodnych dni. Nawet najlepiej przygotowany projekt wiąże się z ryzykiem. Ważne być świadomy tego ryzyka i umieć na nie odpowiednio zareagować. Okres zimy w Ulu to okres przetrwania. Pszczoły gromadzą się w kłąb, starsze robotnice nadal ciężko pracują i dzięki poruszaniu swoich skrzydeł, wydzielają niezbędną do życia energię cieplną. Ich jedyny cel to ogrzać królową na tyle dobrze by na wiosnę znowu mogła rozpocząć nowy projekt od początku.
Agile Lives 